IV-3. 편지 병합

IV.Word 소개

IV-2 편지 병합 (제18회:2000.09.13) 글: 성하진 forius@orgio.net

이번 장 에서는 Word(문서작성) Program 의 응용으로 '편지 병합(Mail Merge)'에 대하여 알아 본다.

'편지 병합'이란 한개의 편지(=본문)에 다른 편지 내용(예를 들면 이름, 존칭, 주소, 인사말 등)을 자동적으로 합쳐지도록 하여 개체마다 다른 독립된 편지(봉투를 포함한다)가 되도록 하는 것을 말한다.

여러분들은 아마도 하루에 수통씩 이 '편지병합'방식으로 작성된 우편물을 받아볼 것이다.
Shopping Mall에서, 은행이나 보험회사에서,각종 단체에서...
또, 우편물의 형태도 Label을 붙인것, 수신자주소란이 투명창으로 된것, 3단 병풍식으로 접힌것 등, 문명의 발달에 따라 우편물의 작성이나 송달 방법등이 간편하면서도 다양해 졌다.

또, 우리 스스로도 조직의 총무부서에서 봉사하거나 동호회 활동시 여러명에게 거의 같은 내용의 편지를 발송할 필요가 발생한다.

이번 강좌에는 상업적이지 않으면서 상대방에게 호감을 줄 수 있는 방법 즉, 편지내용의 일부를 수신자마다 다르게 하고 봉투에는 Label부착 대신 직접 인쇄하는 방법을 Word2000을 이용하여 알아 본다.

가.개별 봉투 인쇄 하기

메뉴줄의 [도구] -→ [봉투와 레이블]을 연다.
봉투(E)와 레이블(L) 2개의 Tab이 있는 입력창이 나타난다.

봉투 Tab에서 윗창(= 받는사람 주소 창)에 대략 4줄로 집어 넣는다.
맨윗줄에 주소上(도,시 - 군,구 - 읍,면,동 까지)
두번째 줄에 주소下('리'나 번지부터 아파트 동 호수 까지)
세번째 줄에 이름(미관상 적당한 사이띠기를 한다)을 넣고..., 한줄을 공백으로 띠우고
네번째 줄에 우편번호를 집어 넣는다.(적당한 사이띠기를 한다)

아래창(=보내는 사람 주소 창)에 위와 마찬가지로 주소부터 우편번호까지 대략 4줄로 집어넣느다.

보내는 사람 주소 창 우측에 있는 4개의 버튼중 옵션(O)을 클릭하여 연다.
봉투옵션Tab 과 인쇄옵션 Tab이 있는 입력창이 뜬다.

봉투옵션 창에서 봉투크기(S)는 2-Personal, Company (105x220mm)를 선택한다.
(주:이 크기는 우리가 쓰는 일반적인 봉투 규격이다.)

하단의 위부분 '받는 사람 주소'에서 글꼴(글체,형태,크기)을 설정하고 왼쪽과 위쪽으로부터의 거리를 cm 단위로 설정한다.우하단에 있는 미리보기 창을 보면서 설정하면 편리하다. (g항 하단 그림 참조)

(주:글꼴크기는 대략 16포인트가 무난하겠다.)

하단의 아래부분 '보내는 사람 주소'에서 위와 같은 요령으로 설정한다.

(주:글꼴크기는 대략 10포인트가 무난하겠다.)

인쇄 옵션Tab 창을 열어 봉투공급 방향을 결정한다.

통상 좌로부터 4번째 방식으로, 뒷면이 위로 가도록 용지함을 통해 급지되도록 하면 될 것이다.
(프린터의 종류에 따라 다를 수도 있다.)

모든 설정이 끝났으면 확인을 누른다. '인쇄'버튼이 보이는 창이 다시 나타난다.

인쇄(P)버튼을 누르면 설정한 대로 봉투 1매를 인쇄 한다.

※주1. 주소책을 이용하여 받는 사람 이나 보내는 사람 주소를 입력 할 수 있으나 다음항의 '편지 병합'과 연관하여 Excel에 입력된 동기생 주소록을 사용 할 것이다.

※주2. 만약 보내는 사람 주소가 이미 인쇄되어 있다면 '보내는 사람 주소' 우측에 있는 '생략'Check Box에 Check 하면 입력창에 써 있드라도 인쇄되지 않는다. 또는, 입력창을 빈 칸으로 놔 두어도 된다.

나.편지 병합

편지 병합을 위해서는 본문과 데이터 파일의 두가지 문서가 있어야 된다.
본문은 새로 만들거나 또는 이미 만들어진 것을 그대로 사용하거나 수정하여 사용 할 수도 있다.
데이터 파일은 여러가지 성격의 파일을 사용 할 수 있겠으나 여기서는 Excel 또는 Access로 만들어진 파일을 쓸 것이며 편의상 가상인 몇명에 대한 Excel로된 주소록 파일로 예를 들 것이다.
필요할 경우에는 실제의 주소록 파일을 제공 할 수도 있다.

먼저 본문 파일을 만들거나 이미 만들어진 것이라면 열어 놓는다.

편지를 새로이 쓸때 [새로 만들기] -→ [편지 및 팩스]를 클릭하면 다양한 형태의 양식을 이용 할 수 있다.

메뉴줄의 [도구] -→ [편지 병합]을 클릭하면 [편지 병합 도우미]창이 뜬다.

'1.주문서'항에서 만들기(C)버튼을 클릭하면 '편지 내용'을 비롯한 4,5가지 메뉴가 나타난다.

'편지 내용'을 클릭하면 '현재창'에서 또는 '새 주문서'에서 할 것인가를 묻는 창이 나타난다.

편지를 열어 놓았으므로 '현재 창'을 선택한다.
다시 '편지 병합 도우미' 창이 나타나고 여기에서'2.데이터 원본' 항에서 '데이터 가져오기(G)'를 클릭하면 '데이터 원본 열기'(2번째 줄에 있음)등 4가지 메뉴가 뜬다.

'데이터 원본 열기'를 선택한다.

이미 만들어진 주소록 데이터 파일 (여기에서는 '예제주소.xls')을 찾아 연다.
※ 유의사항: '내 문서' Folder에 이 .xls 파일을 저장 할 경우 통상 파일이름이 창에 나타나지 않는다.
이유는 파일형식이 Word 문서(*.doc 등)로 설정되어 있기 때문에 *.xls 파일은 보이지 않는 것이다.
파일 형식 입력창 우측에 있는 조그만 역삼각형 버튼을 클릭하면 다른 확장자 들도 뜬다.
여기에서 모든 파일(*.*)이나 MS Excel 워크시트<*.xls)를 선택하면 예제 파일을 발견 할 것이다.
명명된 범위나 셀 범위를 나타내는 창이 뜬다.

설정되어 있는대로 '모든 스프레드시트'에 확인 버튼을 누른다.

그러면 '본문설정'에 관련된 확인창이 뜬다.
'본문 설정(S)'버튼을 누른다. 그러면...

눈금자 바로위에 '병합 필드 삽입'을 비롯한 메뉴(아이콘 버튼 포함)들이 가로로 길게 나타난다.
편지 본문의 원하는 곳에 커서가 있도록 한 다음 '병합 필드 삽입'메뉴를 클릭하면 하위메뉴로 이미 우리가 작성한 field명(추후에 설명 기회를 갖는다.)들이 나타난다.

원하는 field 명을 선택 하면 본문 커서가 깜박했든 곳에 입력된다(주:작은 이중꺽쇠 괄호 내에 들어 있다)
※필요한 곳에 적당한 field가 들어가도록 field를 만들 수 있다.
예로써,주소,전화번호,이름, 경칭, 인사말, 회비 납부 상황 등을 얼마든지 집어 넣을 수 있다.
'병합 필드 삽입'으로 시작되는 모든 메뉴(Icon포함)들이 활성화된다.
'병합 데이터 보기' 버튼을 클릭하면 데이터 파일의 첫번째 '값'이 field 명 대신 나타난다.

다시 누르면 field명으로 되돌아 간다.
'병합 데이터 보기'버튼 다음에 빨간색의 이전.다음을 나타내는 삼각 방향 표지가 있고 가운데에 순번 표시창이 있는데 이 창은 물론 레코드(주:추후 설명 기회를 갖는다.)순번을 나타내는 것 이다.

※입력된 자료의 수정, 삭제 또는 생략이 필요 할 경우 이 정보창에 나타난 레코드 번호를 이용하여 쉽게 작업 할 수 있다.
'프린터로 출력' Icon단추를 클릭하면 '인쇄'설정창이 뜬다.여기에서 필요한 설정을 해 주고 '확인'단추를 클릭하면 '본문'에 '데이터 파일'의 각 레코드별 상이한 '값'들이 바뀌어 병합되면서 인쇄 된다.
인쇄를 하지 않고 '새 문서로 병합'만 시행 할 수도 있다.

| Top | 개별 봉투 인쇄 | 편지 병합 | 다량 봉투 인쇄 | Label 인쇄 |
(제19회:2000.09.25)
다.다량 봉투 인쇄하기
   이 항목에서는 개별봉투가 아닌 수신인이 다른 여러매의 봉투를 한번에 인쇄하는 방법에 대하여 알아 본다.
수신인을 달리한 봉투에 기록되는 사항은 이전 항목(나.편지 병합)에서 알아본 '편지병합'의 원리와 근본적으로 같을 수 밖에 없다.
즉, 발신인은 '본인'으로 똑 같고(물론 경우에 따라 미리 인쇄했거나 또는 생략 할 수도 있을 것이다.)수신인 란에 입력되는 내용만(여기서는 주소 성명 등이 되겠지만) '데이터 파일'을 이용하여 간편하게 바꾸어 입력되게 할 수 있다.
다만,봉투에 인쇄하는 방법이나 규격설정이 편지지에 설정하는 방법과 달라지므로 이 분야에서 앞항목 (나.편지병합)에서와는 다른 공식이 적용된다.
| Top | 개별 봉투 인쇄 | 편지 병합 | 다량 봉투 인쇄 | Label 인쇄 |
라.Label(이름표) 인쇄하기
Label(이름표)는 편지를 비롯한 각종 우편물의 발.수신인 이름표에서 부터 여행가방이나 자기 소유물표기 명함 분류표 디스켓 이름표등 용도가 다양할 뿐 아니라 스티커식 이기 때문에 사용하기가 편리하다.
Label(이름표) 인쇄는 같은 내용을 여러매 인쇄할 경우와 매 이름표마다 다른 내용으로(편지의 수신인 이름표 등) 인쇄 할 경우가 있겠다.
우선 같은 내용으로 된 Label을 인쇄하는 경우부터 알아 본다.
같은 내용의 이름표는 [도구]메뉴의 '봉투 및 레이블'을 클릭하여 뜨는 창 에서 [레이블]Tab을 이용한다.
| Top | 개별 봉투 인쇄 | 편지 병합 | 다량 봉투 인쇄 | Label 인쇄 |

이번에는 이름표마다 내용이 다른 '레이블'을 만드는 절차에 대하여 알아본다.
이는 '편지 병합'기능을 사용해서 수신자가 다른 여러매의 봉투를 인쇄하는 방법과 흡사하다.
1. 새 문서를 열고 [도구] 메뉴에서 '편지 병합'을 선택해서 [편지 병합 도우미] 대화상자를 불러낸다.
2. '1. 주 문서'에서 [만들기]단추를 클릭하여 나타난 메뉴에서 '우편물 레이블' 을 선택한다. 이를 클릭하면 [현재 창] 또는 [새 주 문서]를 선택할 수 있는 창이 나타난다.
3. [현재 창]을 선택하고 '2.데이터 원본'에서 [데이터 가져오기]단추를 클릭하여 뜨는 메뉴에서 적절한 항목(예로써 데이터 원본 열기)을 선택하고 데이터를 찾아 [열기]를 한다.
  뜨는 창에서 '모든 스프레드시트'를 [확인]클릭하고 새로 뜨는 창에서 [본문 설정] 단추를 클릭 한다.
  ※여기 까지는 "다.다량 봉투 인쇄하기"에서의 a.에서 e.까지의 과정과 똑 같다.
  다만, '봉투'가 '우편물 레이블'로 대치 되었을 뿐이다.
4. [본문 설정]단추를 클릭 하면 '레이블 옵션' 대화상자가 뜨는데 여기에서의 절차는 "라.Label(이름표)인쇄하기"의 a.항의 요령과 똑 같다.
5. [확인] 단추를 클릭하면 '레이블 만들기'대화 창이 뜨고 가운데에 [병합 필드 삽입]단추가 보이는데 이를 클릭하여 필요한 필드를 '예제 레이블' 입력란에 집어 넣는다.
  ※ 이 후의 절차는 "다. 다량 봉투 인쇄하기"의 h.i.항 과 같다.
6. 전체를 인쇄하거나 필요한 몇개의 레코드만 인쇄 할 수 있다.
  또, '다른 값'들이 입력된 '레이블 표'를 저장 할 수도 있다.
다음 강좌에는"Internet"에 들어가기에 앞서 "그림판"에 대하여 간략히 알아본다.
참고: http://www.microsoft.com , http://ce.keimyung.ac.kr , windows 98 도움말
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